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Datum: 30. Mai 2017 | Kategorie: Hintergrund

Das papierlose Büro - Wirklichkeit oder Illusion?

Den Namen eines Anrufers mal eben auf die Schreibtischunterlage notieren, während eines Meetings kurze Notizen machen, das Post-it am Computer-Monitor und, und, und… Papier gibt es in einem Büro in jeder Form. Da klingt die Idee des papierlosen Büros doch fast utopisch oder doch nicht? Auch wenn das Papier nicht aus dem Büroalltag wegzudenken ist, gibt es Wege um den Verbrauch zu reduzieren.

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© Nomad_Soul - fotolia.com

Die Idee des papierlosen Büros ist keine Erfindung des digitalen Zeitalters. Die Vision ist schon über 30 Jahre alt. Sie hatte, wie das Telefon, der Computer und viele weitere Erfindungen, das Ziel der Vereinfachung. Sie sollte die papierbasierte Kommunikation beschleunigen, Kosten senken und die Ökonomie fördern. Doch jeder Mensch kennt es: Papier ist was reales, was greifbares. Die Tageszeitung, der Lieferschein, die neue Ausgabe seines Lieblingsmagazins.

Digital – aber sicher!?

Ein Studie der Firma Lexmark hat ergeben, dass jährlich über 700 Milliarden Seiten unnötig ausgedruckt werden. Das macht einem bewusst, dass dabei noch lange nicht von einem papierlosen Büro gesprochen werden kann. Viele Unternehmer in Deutschland können davon ein Lied singen. Diverse Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine und Belege aller Couleur stapeln sich fein säuberlich sortiert und fristgerecht in diversen Archiven und Abstellkammern.

Wenn man sich als Unternehmer entschieden hat, seine Ablage doch zu digitalisieren, stellt das einem, neben der Papier- und Datenmenge, vor eine große Herausforderung: “Sind die Dokumente denn anschließend noch rechtssicher?” Wir würden diese Frage mit einem klaren “Jein” beantworten. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, kurz BSI, hat eine technische Richtlinie veröffentlicht, welche sich mit dem Thema “Ersetzendes Scannen” auseinandersetzt. Das BSI beschreibt in der Richtlinie, wie man rechtssicher Papierdokumente digitalisiert, welche dann auch vor Gericht bestand haben sollen. Aber eine hundertprozentige Rechtssicherheit gibt es dafür auch nicht.

Zu beachten wäre...

Feststeht, dass beim Scannen der Dokumente ein paar Dinge beachtet werden müssen. U.a. muss das betreffende Dokument korrekt gescannt, die Speicherung und der Scan revisionssicher und das Dokument nicht manipulierbar sein. Des Weiteren befasst sich die Richtlinie nur für Dokumente ohne rechtsgültige Unterschrift. Der Umgang mit diesen steht sprichwörtlichen “ auf einem anderen Blatt”.

Mittlerweile gibt es Unternehmen und Steuerberater, welche sich auf diese Art der Dokumentenarchivierung spezialisiert haben. Sie sind dann von der zuständigen Oberfinanzdirektion oder dem BSI zertifiziert. Auch einige Software-Anbieter haben solch eine Archivierung in ihrem Portfolio, nur muss man dann das eigene Unternehmen bei den o.g. Institutionen zertifizieren lassen.

Wie man sieht, ist die Digitalisierung der Dokumente ein nicht ganz unerheblicher Aufwand. Nur dafür müsste in Zukunft auch weiterhin auf Papier verzichtet werden, denn dann ergibt der Aufwand erst Sinn. Das einzuscannende Papier ist ja bereits vorhanden. Aber selbst bei kleinen alltäglichen Abläufen kann man eine Menge Papier sparen, z.B. nicht jede E-Mail ist einen Druck wert, einige Dokumente können mit Hilfe der Duplex-Funktion beidseitig gedruckt werden und dem Kollegen kann man die Rückruf-Bitte des Kunden statt einem Post-it, per Mail oder Chat-Nachricht hinterlassen. Versuchen Sie es!


Geschrieben von Maurice Riehl


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